Senin, 25 April 2016
Apa itu laporan bisnis?
Menurut Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt, laporan bisnis merupakan suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan
yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk
tujuan bisnis tertentu. Sedangkan menurut Himstreet dan Baty laporan (bisnis) merupakan suatu pesan-pesan yang objektif,
tersusun teratur yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu
bagian organisasional atau dari satu institusi/lembaga ke lembaga yang
lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.
Laporan bisnis memiliki beberapafungsi, antara lain:
-Untuk memonitor dan mengendalikan operasional
perusahaan.
-Untuk
membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang
telah ditetapkan
perusahaan.
perusahaan.
-Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku
bagi perusahaan.
-Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang
diperlukan baik bagi keperluan internal maupun eksternal.
-Untuk menganalisis informasi dan
memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan-keputusan atau
masalah tertentu.
masalah tertentu.
-Untuk
memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru.
Laporan bisnis juga dapat dibagi menjadi beberapa golongan tertentu, seperti:
- Menurut Fungsinya:
-Laporan informasional: Laporan yang menyajikan informasi serta fakta-fakta mengenai suatu hal
tanpa melakukan analisis, serta kesimpulan dan rekomendasi.
-Laporan Analisis: Laporan yang menyajikan fakta, menganalisis dan menginterprestasikan, kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi. - Menurut Subyeknya: Laporan yang dibedakan menurut sumber diperolehnya laporan yang bersangkutan.
- Menurut Formalitasnya:Laporan yang dibedakan atas dasar formal atau tidaknya laporan yang bersangkutan.
- Menurut Keasliannya:
-Laporan Otoritas : laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang lain.
-Laporan sukarela : inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri.
-Laporan swasta : laporan yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan swasta.
-Laporan public : disusun oleh lembaga pemerintah atau lembaga yang dibiayai Negara. - Menurut Frekuensinya:-Laporan yang terdiri dari laporan berkala yaitu
laporan yang disusun harian, mingguan, bulanan,
semesteran, tahunan.
-Laporan Khusus : laporan atas kejadian yang unik(khusus) seperti laporan mengenai krisis dalam
perusahaan. - Menurut Jenisnya:-Laporan yang dipengaruhi oleh
formalitas dan panjangnya laporan. Laporan infomal meliputi laporan
memorandum, laporan surat, dan laporan cetak. laporan formal sering disebut dengan laporan
panjang.-Laporan surat merupakan suatu laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat.
Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi, baris-baris kosong.
Laporan formal biasanya lebih panjang daripada laporan informal. - Menurut Kegiatan Project:-Laporan pendahuluan.
-Laporan perkembangan.
-Laporan akhir. - Menurut Pelaksanaan Pertemuan:-Agenda : suatu dokumen yang ditulis
sebelum pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri atas
jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta
dalam persiapan.-Resolusi merupakan laporan singkat secara formal berisi hasil consensus suatu pertemuan.
-Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup semua
hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Mencakup pembahasan yang lebih luas dan berisi hasil
pertemuan atau konferensi penting.
Apa saja isi dari laporan bisnis?
Sebelum membuat laporan bisnis, tentunya kita harus mengetahui terlebih dahulu struktur dari laporan bisnis itu sendiri. Struktur dari laporan bisnis adalah sebagai berikut:
1) Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan, ada sebelas hal yang perlu dipertimbangkan, yaitu :
a. Pemberi Kuasa, adalah individu atau organisasi yang meminta laporan.
b. Tata letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis.
c. Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan.
d. Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis.
e. Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis.
f. Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi.
g. Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan.
h. Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada di laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan.
i. Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang dimaksudkan.
j. Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia.
2) Isi Laporan
Bagian terpanjang dalam laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud dari laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik ialah menjelaskan temuan fakta yang penting dan jelas.
3) Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh. Hal-hal yang penting dalam bagian penutup yaitu :
a. Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh.
b. Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi dari penulis laporan.
c. Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan dari kesimpulan yang telah dibuat.
d. Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program dan sebagainya.
1) Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan, ada sebelas hal yang perlu dipertimbangkan, yaitu :
a. Pemberi Kuasa, adalah individu atau organisasi yang meminta laporan.
b. Tata letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis.
c. Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan.
d. Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis.
e. Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis.
f. Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi.
g. Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan.
h. Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada di laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan.
i. Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang dimaksudkan.
j. Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia.
2) Isi Laporan
Bagian terpanjang dalam laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud dari laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik ialah menjelaskan temuan fakta yang penting dan jelas.
3) Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh. Hal-hal yang penting dalam bagian penutup yaitu :
a. Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh.
b. Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi dari penulis laporan.
c. Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan dari kesimpulan yang telah dibuat.
d. Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program dan sebagainya.
Bagaimana cara membuat laporan bisnis yang baik?
Laporan bisnis merupakan salah satu cara yang paling efektif dalam dunia bisnis. Untuk membuat laporan bisnis yang baik,paling tidak ada tiga hal yang harus terpenuhi, yaitu:
- Akurat.
Keakuratan suatu laporan bisnis merupakan hal yang paling mendasar dalam pelaporan. hal ini berguna agar manager dapat mengetahui kinerja unit yang bersangkutan, sehingga apabila unit tersebut mengalami kemerosotan akan cepat ditanggulangi. Untuk menghindari ketidakakuratan laporan bisnis, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:- Jelaskan peristiwa yang terjadi secara konkret- Laporkan semua kejadian yang relevan- Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif- Berikan bukti atas kesimpulan yang dibuat- Sajikan bukti yang valid dan mendukung kesimpulan anda- Tulis laporan secara objektif - Keputusan yang baikLaporan bisnis akan lebih dilihat oleh audiens apabila laporan tersebut mencakup hal-hal berikut:- adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan- melihat fakta yang tersedia- menerima uraian atau cerita secara menyeluruh- menggunakan bahasa yang mudah dipahami
- Format dan style laporanGunakanlah format laporan yang memang menjadi standar di instansi
tersebut, hal ini guna menghindari ketidaksesuaian antara isi laporan
dan format yang seharusnya. Dalam penentuan format apa yang digunakan,
beberapa pertanyaan berikut mungkin akan membantu:
- siapa yang membuat laporan?- apa masalah yang akan dilaporkan?- kapan laporan tersebut dibuat?- kemana laporan akan dikirim?- mengapa laporan tersebut dibuat?- bagaimana sikap audien?Sumber:
Sabtu, 23 April 2016
I. PENDAHULUAN
Dalam
dunia bisnis, presentasi sudah bukan menjadi hal yang tabu lagi. Presentasi merupakan
salah satu cara yang sangat mudah dilakukan bagi para pelaku bisnis yang ingin
lebih mengembangkan bisnis yang dijalani. Namun, terdapat beberapa hal yang
harus diperhatikan dalam melakukan presentasi bisnis. Pertama, para pelaku
bisnis harus mengerti terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan presentasi. Kedua,
mereka harus mempersiapkan hal terkait dengan presentasi tersebut, baik sebelum
maupun sesudah presentasi. Ketiga, mereka juga harus mengetahui dan
mempersiapkan alat-alat bantu beserta manfaatnya yang akan digunakan dalam
presentasi. Keempat, mereka harus mampu mengenal dan menganalisa audien, karena
audiens merupakan salah satu hal penting yang dapat menentukan kesuksesan
presentasi. Yang terakhir adalah mengetahui pentingnya presentasi bisnis bagi
pemimpin organisasi, karena pemimpin organisasi merupakan andalan bagi bisnis
yang dijalankan.
II. PEMBAHASAN
1.
Pengertian Presentasi
Presentasi (presentation)
secara harfiyah artinya penyajian, perkenalan, pertunjukan, dan
pemberian. Kata dasarnya present yang artinya pemberian, hadiah, sekarang ini,
kata-kata, hadir, sekarang, dan menghadirkan.
Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) mengartikan presentasi sebagai berikut:
Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) mengartikan presentasi sebagai berikut:
pre·sen·ta·si /préséntasi/ n 1 pemberian (tt hadiah); 2
pengucapan pidato (pd penerimaan suatu
jabatan); 3 perkenalan (tt seseorang kpd seseorang, biasanya kedudukannya lebih tinggi); 4 penyajian atau
pertunjukan (tt sandiwara, film, dsb) kpd orang-orang yg diundang; mem·pre·sen·ta·si·kan v
menyajikan; mengemukakan (dl diskusi dsb).
a. An activity in which someone shows, describes, or explains something to a
group of people
b. The way in which something is arranged, designed, etc. : the way in which
something is presented
c. The act of giving something to someone in a formal way or in a ceremony
Menurut istilah, presentasi adalah aktivitas menunjukkan,
mengambarkan, atau menjelaskan
sesuatu kepada sekelompok orang.
Dalam
pengertian sehari-hari, presentasi adalah menyajikan sesuatu, seperti ide, pemikiran, atau usulan kepada sekelompok
orang secara lisan. Misalnya, mahasiswa mempresentasikan
usulan penelitian, sales mempresentasikan produk, guru menyajikan pelajaran, dosen menyampaikan materi kuliah,
dan sejenisnya.
2.
Persiapan Sebelum dan Sesudah Presentasi
Dalam melakukan presentasi, tentunya terdapat beberapa
hal yang harus dipersiapkan sebelum maupun sesudah presentasi. Beberapa hal
tersebut adalah sebagai berikut:
2.1 Tahap Persiapan
Dalam tahap persiapan
ada beberapa hal yang harus Anda lakukan diantaranya adalah menentukan topik, menetapkan tujuan, mengenali situasi
dan mengenali audiens, menyusun
materi, menentukan pendekatan yang digunakan, menyusun desain slide, dan latihan.
Menentukan Topik
Apa topik yang akan saya sampaikan?
Apakah topik ini dibutuhkan audiens? Mengapa saya
menyampaikan topik ini?
Itulah beberapa pertanyaan yang
perlu Anda tanyakan pada diri Anda sebelum menentukan
topik presentasi. Dengan begitu Anda akan mudah menemukan topik dengan tepat dan sesuai dengan kebutuhan audiens.
Usahakan topik Anda menarik dan menggugah
audiens untuk mendengarkan.
Menetapkan Tujuan
Apa yang Anda harapkan dari
presentasi Anda? Jawaban dari pertanyaan ini yang akan menjadi arah dari presentasi Anda. Setiap presentasi harus punya
tujuan. Dengan memiliki tujuan,
Anda akan lebih baik dalam melakukan persiapan, lebih berhati-hati dalam tindakan, tampil lebih cerdas dan
tepat sasaran, tentunya dengan hasil akhir yang berkesan bagi audiens. Buat tujuan Anda dengan
jelas, bisa dicapai dan Anda tahu betul bagaimana
mencapainya.
Mengenali Situasi dan Audiens Anda
Mengenali situasi dan mengenali audiens akan membuat Anda jauh lebih tenang.
Dalam hal ini Anda perlu melakukan
koordinasi dengan audiens, atau panitia penyelanggara untuk menanyakan hal-hal yang ingin Anda ketahui. Seperti, dalam
acara apa Anda melakukan
presentasi, berapa lama waktu untuk presentasi, presentasi dilakukan di luar ruangan atau di dalam, adakah sarana
pendukung yang digunakan, siapa saja yang akan hadir,
berapa usia mereka, bagaimana tingkat pendidikannya, apa jabatannya, berapa rasio jumlah laki-laki dan perempuan,
dan lain-lain sesuai dengan kebutuhan Anda.
Menyusun Materi
Langkah selanjutnya adalah menyusun materi. Dalam menyusun materi dibutuhkan
kejelian dan ketepatan. Kenapa
harus jeli dan tepat? Kejelian berhubungan erat dengan kemampuan presenter dalam memilih sumber yang bisa dipercaya
sedangkan ketepatan berhubungan
dengan kesesuaian materi dengan apa yang dibutuhkan oleh audiens. Jadi sebagai presenter yang baik, Anda
tidak bisa asal-asalan dalam menyiapkan materi yang akan Anda sampaikan.
Ada syarat yang harus dipenuhi dalam
menyusun materi, antara lain materi harus sesuai dengan topik, update dan terpercaya. Anda bisa mendapatkan materi
dari pengalaman pribadi, buku,
jurnal, hasil penelitian, majalah, internet atau koran. Satu lagi yang harus Anda pahami, jangan membuat materi
yang terlampau banyak dan jangan gunakan kata atau
kalimat yang Anda sendiri tidak memahaminya.
Menentukan Pendekatan yang Anda Gunakan
Setiap presentasi membutuhkan metode
yaitu sebuah pendekatan yang Anda gunakan dalam
menyampaikan materi. Metode yang baik adalah metode yang sesuai dengan topik yang Anda sampaikan. Ada beberapa
metode yang bisa Anda terapkan diantaranya ceramah,
eksperimen, simulasi, demonstrasi, ceramah plus dan lain-lain. Silahkan Anda eksplorasi metode yang paling cocok dengan
topik Anda. Keberhasilan Anda memilih metode
yang tepat akan membawa Anda menjadi presenter yang lebih efektif.
Menyusun Slide Presentasi
Jika presentasi Anda menggunakan
slide, maka langkah selanjutnya adalah menyusun slide presentasi Anda semenarik mungkin. Dalam membuat slide
ada beberapa prinsip yang harus
Anda pahami.
a.
Sederhana
b.
Konten yang
kuat
c.
Font yang indah
d.
Gambar yang
menarik dan sesuai
e.
Penggunaan
warna yang tepat
Latih Presentasi Anda
Semua pembicara handal selalu
melakukan latihan sebelum melakukan presentasi. Dengan latihan yang baik Anda akan lebih percaya diri, mampu
menyesuaikan materi dengan waktu, dan
Anda akan menemukan cara terbaik dalam menyampaikan presentasi.
2.2 Tahap Membawakan
Dalam membawakan presentasi Anda
bisa menggunakan struktur tiga bagian, yaitu pembukaan,
pembahasan dan penutup.
Membuka Presentasi
Presentasi yang baik dimulai dengan pembukaan yang baik.
Pembukaan yang baik sangat
menentukan keberhasilan sebuah presentasi sebagaimana pembukaan yang buruk juga cenderung membuat presentasi menjadi
gagal. Ada banyak cara untuk
membuka presentasi dengan menarik, diantaranya dengan cerita, mengajukan pertanyaan, menggunakan kutipan, menunjukkan
data dan fakta, menggunakan intermezzo, menjelaskan
maksud dan tujuan atau
menggunakan humor. Anda tinggal
memilih mana yang paling cocok untuk diri Anda.
Pembahasan
Ini adalah tahap inti dari
presentasi Anda. Disinilah secara keseluruhan materi Anda sampaikan. Anda harus menjelaskan
materi Anda secara tersetruktur dan jelas, selain itu Anda juga harus terampil menggunakan transisi antar sub
topik, supaya audiens memperoleh
kejelasan alur presentasi Anda. Sampaikan materi dengan penuh antusias dan semangat, optimalkan bahasa tubuh dan intonasi suara Anda. Buat audiens
Anda terlibat dalam presentasi
Anda dengan mengajukan pertanyaan, mengajak audiens Anda bergerak dan mempengaruhi emosi mereka dengan
cerita yang inspiratif. Jika ini Anda lakukan
dengan baik, maka apa yang menjadi tujuan presentasi Anda akan tercapai.
Menutup Presentasi
Jangan pernah tinggalkan audiens
Anda dengan kebingungan, tapi tinggalkan mereka dengan sesuatu yang bermakna yang akan mereka ingat selama-lamanya.
Tutup presentasi Anda dengan
menyimpulkan inti dari presentasi Anda, buatlah dalam kalimat pernyataan, selanjutnya sampaikan call to action Anda. Satu lagi yang perlu Anda catat,
jangan pernah menutup
presentasi Anda dengan
kalimat yang terlampau panjang dan jangan
minta maaf.
Itulah tiga langkah yang bisa Anda
lakukan dalam membawakan presentasi. Lakukan itu dengan baik dan Anda akan diingat audiens sebagai presenter yang
menginspirasi.
Catatan penting:
Sebelum tampil ada beberapa hal yang
harus Anda lakukan yaitu datang lebih awal, periksa
kondisi ruangan, peralatan pendukung dan hal-hal teknis yang lain.
2.3 Tahap Evaluasi
Ini adalah satu kebiasaan positif
yang harus Anda lakukan setelah selesai melakukan presentasi. Hal ini saya maksudkan untuk mengevaluasi
mana-mana yang tidak berjalan sesuai
rencana, mana yang harus mendapat perbaikan dan mana yang harus dipertahankan. Dan yakinlah ini akan memberikan
dampak positif untuk presentasi Anda selanjutnya.
3. Alat Bantu dan Manfaatnya dalam Melakukan
Presentasi
Dalam
setiap presentasi, seorang pembicara tidak hanya harus menyiapkan materi untuk disampaikan, tetapi juga alat perantara
agar materi presentasi disampaikan dengan maksimal.
Alat bantu presentasi sangat beragam dan hampir semua pembicara menggunakan satu, atau lebih dari
alat bantu presentasi berhasil disampaikan dengan baik kepada audien.
Menggunakan media bantu dalam
presentasi baik audio, ataupun video dapat memberikan
beberapa manfaat terhadap materi presentasi, pembicara dan audiens. Manfaat alat bantu dalam presentasi
yaitu :
1.
Mempercepat pemahaman
2.
Membuat presentasi lebih menarik
3.
Meningkatkan daya ingat audiens
4.
Mempersingkat waktu presentasi
5.
Meningkatkan kredibilitas pembicara
Pemilihan alat bantu presentasi yang
digunakan bergantung pada sejauh mana seorang
pembicara mampu menganalisis materi, audiens, maupun suasana tempat dimana pembicara menyampaikan materi. Sebelum
menggunakan alat bantu presentasi, sudah selayaknya
seorang pembicara memiliki kemampuan teknis operasional meskipun tidak harus ahli, dan melakukan pengecekan sebelum
alat presentasi bisnis tersebut digunakan.
Alat bantu presentasi dibagi menjadi
dua bentuk, yaitu audio, dan visual. Alat bantu
tersebut yaitu :
i.
Alat
bantu Audio berfungsi membantu penguat suara seperti mikrofon, mini speaker dan
sound system.
a.
Mikrofon : mikrofon atau mik adalah alat
bantu pengeras suara yang digunakan oleh actor panggung baik seorang penyanyi,
pemandu acara/MC, moderator diskusi, pembicara bahkan audiens penanya.
|
c. Sound
System : digunakan sebagai alat bantu penguat suara
untuk kapasitas ruangan yang luas ataupun luar
ruangan. Sound system bisa memperbesar
keluarnya suara yang terhubung dari mikrofon
maupun peralatan visual seperti televisi, ataupun
computer.
a.
Catatan kertas atau kartu catatan :
bisa menjadi salah satu alat bantu visual yang paling sederhana yang bisa
dimanfaatkan bagi seorang pembicara. Alat bantu ini hanya langsung untuk
pembicara dalam menyampaikan materi. Penggunaan alat bantu catatan ini biasanya
digunakan karena beberapa alasan :
- Pembicara
belum ada persiapan yang cukup dari segi waktu maupun media bantu acara.
- Pembicara
belum memahami penggunaan alat bantu media elektronik.
b. Flipchart : Sebuah papan yang dilengkapi dengan
lembaran-lembaran kertas berukuran besar. Apabila lembar kertas pertama sudah
penuh, pembicara dapat membuka lembar berikutnya yang masih kosong dengan
menyibak kertas tersebut atau menyobeknya. Sarana ini juga memiliki beberapa
keunggulan dan kelemahannya.
Keunggulan :
- Fleksibilitas dalam penulisan;
- Pembicara dapat mempersiapkan penulisannya
sebelum presentasi;
- Pembicara dapat merujuk catatan (lembar
kertas) sebelumnya;
- Biaya relatif murah;
- Bisa diletakkan di mana saja;
Kelemahan :
- Sukar dibaca karena keterbatasan tulisan
tangan;
- Pembicara sering menutupi peserta saat
menulis;
- Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara
pada saat yang sama;
- Mutu kertas yang jelek dan kemungkinan spidol
yang digunakan macet;
- Biasanya kertas flip charts hanya digunakan
untuk sekali presentasi saja;
- Muncul suara berisik ketika mengganti lembar
kertas;
- Tidak cocok untuk peserta yang lebih dari 20
orang.
c. Marker
Board dan Chalk Board : Papan tulis
hitam (blackboard/chalkboard) merupakan salah satu alat bantu presentasi
yang sudah cukup kuno, sehingga kini alat bantu tersebut relatif jarang
digunakan. Selain papan tulis hitam, kini muncul papan tulis putih (whiteboard/markerboard)
yang banyak digunakan di berbagai perkantoran bisnis maupun nonbisnis. Sarana
ini cocok untuk kegiatan-kegiatan seperti lokakarya, briefing, rapat rutin,
maupun diskusi kelompok. Sarana ini memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan
sebagai berikut.
Keunggulan :
- Fleksibilitas dalam penulisannya;
- Kemudahan dalam melakukan koreksi;
- Dapat merangkum pendapat peserta maupun
pembicara pada saat yang sama.
Kelemahan :
Kelemahan :
- Tulisan tangan sering kali sulit dibaca;
- Pembicara menutupi peserta saat menulis;
- Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara
pada saat yang sama;
- Tersedianya papan tulis yang sangat terbatas
sehingga apabila sudah penuh harus dihapus dulu;
- Spidol sangat mengganggu dan sering mengering
sehingga tak dapat dimanfaatkan secara optimal;
- Tidak efektif untuk peserta yang berjumlah
lebih dari 15 orang.
d.
Transparansi dan OHP : Transparansi dan
OHP nampaknya merupakan alat bantu presentasi yang cukup populer bagi para
pembicara. Di berbagai belahan dunia seperti Amerika Serikat, Inggris,
Australia, dan Kanada, berdasarkan survei yang dilakukan oleh Genigraphics
Corporation tahun 1987, sekitar 57% lembar transparansi dihasilkan dengan mesin
fotokopi, dan selalu dibuat dengan mesin ketik atau bahkan teks tulisan tangan.
Hanya 29% transparansi yang dibuat dari artwork dan 32% dari grafik komputer.
Dengan semakin meluasnya teknologi komputer, semakin banyak orang dapat
memanfaatkan kemampuan komputer untuk membuat tampilan grafik, gambar, bagan
dan sejenisnya dengan kualitas hasil yang lebih baik.
Keunggulan :
- Cepat dan murah jika menggunakan fotokopi;
- Dapat dibuat dengan artwork dengan kualitas
tinggi, tetapi biayanya relatif Mahal;
- Layar tetap jelas meskipun dalam ruang yang
terang;
- Visual dapat dioperasikan secara cepat dan
mudah diubah meskipun beberapa saat sebelum presentasi dilakukan;
- Informasi dapat ditampilkan secara progresif
meskipun secara manual;
- Overhead projector umumnya banyak tersedia di
berbagai tempat pertemuan atau pelatihan.
Kelemahan :
- Kualitas transparansinya jelek jika teksnya
ditulis dengan tangan; umumnya hasil fotokopi adalah hitam dan putih;
- Pergantian secara manual sering kali
mengganggu pembicara dan mengalihkan pembicaraan;
- Menimbulkan distorsi gambar manakala OHP
tidak fokus;
- Kipas pada OHP sering kali berisik;
- Transparansi sangat peka dengan bekas sidik
jari dan mudah rusak.
e.
Powerpoint : Saat ini, penggunaan komputer laptop dan software presentasi
seperti Microsoft PowerPoint menjadi hal yang biasa. Dilengkapi dengan layar
dan peralatan lain, dan Anda bisa membuat dan menampilkan alat bantu visual
secara dramatis, termasuk animasi dan simulasi. Adapun beberapa hal yang perlu
di perhatikan untuk membuat materi presentasi melalui powerpoint :
- Pastikan
alat bantu peraga Anda: Terlihat; Sederhana; Penuh Warna, tapi jangan
berlebihan; Sesuai dengan konten - jangan terlalu banyak atau terlalu sedikit
slide.
- Untuk tampilan efektif PowerPoint:
* Jangan membaca slide untuk audiens Anda!
* Pastikan teks berukuran besar.
* Pilih warna yang membuat teks lebih mudah terbaca.
* Gunakan bullet point sebagai ganti dari kalimat panjang.
* Jangan biarkan teks atau gambar mengambang terlalu banyak.
* Hindari chart dan diagram yang sulit untuk dipahami.
- Untuk tampilan efektif PowerPoint:
* Jangan membaca slide untuk audiens Anda!
* Pastikan teks berukuran besar.
* Pilih warna yang membuat teks lebih mudah terbaca.
* Gunakan bullet point sebagai ganti dari kalimat panjang.
* Jangan biarkan teks atau gambar mengambang terlalu banyak.
* Hindari chart dan diagram yang sulit untuk dipahami.
f. LCD
Projector : Panel Liquid
Crystal Display (LCD) memiliki kesamaan dengan layar komputer
jenis laptop, yakni transparan. Untuk dapat beroperasi, layar LCD dihubungkan
dengan port monitor bagian belakang komputer dan bertindak seperti layar
komputer biasa yang menayangkan data atau gambar. Teknologi presentasi yang
cukup canggih ini minimal memiliki sekitar 16,7 juta warna dengan kualitas
tampilan gambar cukup baik. Panel LCD ini barn dapat berfungsi bila dihubungkan
dengan personal computer (PC), baik dalam bentuk portable computer maupun desktop
computer. Panel LCD ini juga memiliki keunggulan dan kelemahan sebagaimana alat
bantu presentasi lainnya.
Keunggulan :
Keunggulan :
- Proyeksi data secara langsung dari PC secara
"real time"
- Proyeksi langsung memungkinkan tingkat
interaktifnya semakin tinggi;
- Panel LCD dapat diletakkan di bagian atas
dari proyektor overhead standar.
Kelemahan :
- Panel LCD versi lama cenderung menghasilkan
kualitas gambar yang jelek;
- Keterbatasan kualitas gambar dari proyektor
overhead karena rendahnya kekuatan watt.
g.
Laser Pointer : biasanya digunakan untuk membantu pemaparan materi, menunjuk
objek yang ada di layar untuk memberi tahu audiens. Laser pointer berbentuk
lampu senter atau seperti ballpoint. Ada dua bentuk laser point, yaitu :
-
Laser Pointer Wireless : biasanya laser ini terhubung dengan alat usb yang
tersambung komputer atau laptop dari jarak jauh.
|
-
Blue Laser Pointer : pointer yang memiliki warna laser biru, gunanya agar tidak
terlalu mengganggu pandangan.
Ada
beberapa cara penggunaan Laser Pointer :
1.
Hindari menyorotkan laser pointer kepada audiens karena laser pointer dirancang
untuk menunjuk pada benda mati.
2. Hindari
mengarahkan laser pointer ke permukaan yang menyerupai cermin. Sinar laser
dapat langsung memantulkan ke audiens.
4. Pentingnya menganalisa Audiens
Presentasi yang sukses
membutuhkan 5 fondasi dasar, mengenal audiens adalah salah satu fondasi utama yang akan menjadi
penentu dari kesuksesan presentasi. Terkait dengan
analisis ini ada tiga aspek yang perlu Anda analisis demografis, aspek psikologis dan
aspekkontekstual.
a. Aspek
Demografis
Tujuan dari analisis aspek demografis adalah
untuk mengetahui siapa yang Anda ajak bicara.
Berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda analisis dari aspek demografis.
-
Apa latar belakang pekerjaan mereka?
-
Apa latar belakang pendidikan mereka?
-
Apa posisi mereka dalam organisasi?
-
Apa latar belakang agama, ras, suku dan
budaya mereka?
b. Aspek Psikologis
Tujuan dari analisis aspek psikologis adalah
untuk mengetahui apa yang dipahami dan yakini
oleh audiens sebelum mengikuti presentasi. Berikut adalah beberapa hal
yang perlu Anda analisis dari
aspek psikologis.
-
Apa masalah mereka
-
Apa yang ingin mereka dengar?
-
Sejauh mana tingkat pengetahuan mereka
terhadap topik yang akan disampaikan
-
Mengapa mereka perlu mendengarkan topik
yang akan disampaikan
c. Aspek Kontekstual
Tujuan dari analisis kontekstual adalah
untuk mengetahui bagaimana situasi yang Anda hadapi.
Berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda analisis dari aspek kontekstual.
-
Apakah mereka hadir sukarela atau karena kewajiban
?
-
Dimana presentasi dilakukan?
-
Bagaimana kondisi ruangan dan peralatan
yang akan digunakan?
-
Berapa lama waktu yang diberikan?
Itulah tiga aspek penting
yang harus Anda ketahui dari audiens. Intinya adalah, merupakan hal penting dalam menganalisa audiens ketika
presentasi. Karena hal tersebut merupakan
salah satu fondasi dasar untuk mendapatkan kesuksesan dalam presentasi. Dengan demikian akan diketahui bagaimana
menentukan pendekatan presentasi yang paling
sesuai dengan karakteristik dan kebutuhan audiens.
5. Pentingnya Presentasi Bisnis Bagi Pemimpin
Organisasi
Dalam
dunia bisnis, presentasi tentunya menjadi hal yang sangat dibutuhkan demi kelancaran dan keuntungan bisnis
yang dijalankan. Pelaku bisnis, terutama pemimpin organisasi tentunya akan dijadikan andalan bagi bisnis tersebut.
Berikut adalah pentingnya presentasi
bisnis bagi seorang pemimpin organisasi:
a.
Efisien
Dalam
menjalankan bisnis, pelaporan dan pembuatan proposal tentunya sangat penting. Salah
satu tujuannya adalah untuk lebih memperluas lagi cakupan bisnis yang kita
jalani. Dengan melakukan presentasi sebagai media penyampaian, tentunya hal ini
bisa dinilai lebih efisien karena semuanya dapat dilakukan dalam satu waktu,
seperti penyampaian laporan dan penerimaan tanggapan secara cepat.
b.
Efektivitas
Presentasi
tentunya dilakukan kepada audien secara tatap muka. Oleh sebab itu, hal ini
dinilai efektif karena penyaji dapat melihat secara langsung bagaimana
tanggapan dan penilaian para audien terhadap bisnis dan presentasi yang penyaji
sampaikan.
c.
Pengaruh
Dalam menjalani
bisnis, pelaku bisnis terutama pemimpin tentunya harus pandai dalam mengajak
relasi untuk bekerja sama demi perkembangan bisnis itu sendiri. Dengan
melakukan presentasi, selain memberi kemudahan, hal ini juga dapat membuat
pemimpin selaku penyaji presentasi lebih leluasa dalam memperkenalkan
bisnisnya. Hal ini tentunya dapat menambah pengaruh positif terhadap para
audien sehingga seringnya, presentasi tersebut memberikan pengaruh yang baik
terhadap bisnis itu sendiri.
III. KESIMPULAN
Sebelum
melakukan presentasi, para penyaji presentasi harus terlebih dahulu mengerti
dan memahami apa saja yang diperlakukan dalam presentasi. Presentasi yang baik
adalah presentasi yang mampu menarik minat audiens dengan apapun presentasi
yang kita sajikan. Oleh sebab itu, penting pula bagi para pelaku bisnis untuk
menganalisa audiens, karena audiens merupakan salah satu hal penting yang
menjadi factor penentu kesuksesan presentasi kita.
Sumber:
Panduan
Lengkap Memasuki Dunia Kerja. Erlangga. Jakarta. 2008. Djoko Purwanto.
Communication
Skills “Sukses Komunikasi, Presentasi dan Berkarier!”. Herri Susanto S.S,
M.Hum. Yogyakarta. Deepublish. 2014.
Presentasi
Kreatif Dengan Microsoft PowerPoint 2007. Penulis: Wahana Komputer. Elex Media
Komputindo. 2007. Jakarta
Sumber gambar :
elektronika-dasar.web.id, www.scythe-eu.com, www.nstenda.com, dailysocial.id, www.dreamstime.com, www.ajglass.net, en.wikipedia.org, www4.dcu.ie, learnbox.in, www.diacom-technology.com, www.staples.ca, www.diytrade.com, www.free-power-point-templates.com
;;
Subscribe to:
Postingan (Atom)
